miércoles, 30 de mayo de 2007

Comunicación externa y sus tendencias



En la actualidad la información que fluye en las empresas es tan vital como la sangre en el cuerpo humano. Diversos canales de información nutren cotidianamente en el quehacer empresarial brindándole información esencial para el desarrollo de la misma.
La comunicación externa en las organizaciones implica dar y recibir información entre las organizaciones y sus entornos relevantes.

El entorno conforma todos los factores externos a la organización, los cuales estan conectados por flujos de mensajes que proporcionan información oportuna e importante a los miembros de la organización. Este intercambio de mensajes permite brindar información persuasiva a los representantes de otras organizaciones acerca de las novedades de las actividades, productos o servicios de la organización. Esta información puede usarse para influir en las actividades de los grupos de interes para la empresa.

Las organizaciones intercambian información con sus clientes,quienes hacen uso de los servicios o productos,de la organización. Existen varias formas de intercambiar información con el cliente como por ejemplo: el telemarketing u Oficina Comercial Virtual, su misión es recolectar información de los clientes como sus nombres, teléfonos, direcciones, mails,etc. De esta forma podemos clasificar a los clientes según sus necesidades con el fin de satisfacerlas (segmentación de mercado).Estos servicios estan enfocados en recibir pedidos de requerimientos, información, asersoría y no solo a recibir reclamos de los clientes.
Una pequeña decripción de algunos de los metodos usados para la comunicación externa son:
Call Center: Call Center es un departamento dentro de la empresa que se encarga de la comunicación. Algunas de las relaciones que se pueden establecer mediante este medio son: las relaciones con el usuario y el cliente. Así mismo se pueden establecer funciones de marketing.

Infomóvil: El Infomóvil es una unidad rodante de atención al público, que se desplaza llevando información de la empresa y entablando relaciones comerciales más diretas con los clientes. Este servicio conduce a un asesor a las zonas en las que se requiere realizar un intercambio de información. Recopilando información muy importante para la empresa

Oficina Comercial Virtual: La Oficina Comercial Virtual es un servicio interactivo en entorno web donde el cliente puede acceder a información e incluso puede efectuar consultas a través del correo electrónico. El cliente puede acceder a la base de datos de la empresa a través de la pagina web, una vez que se haya registrado, posteriormente se le generará una clave de acceso para que pueda efectuar las consultas.

d) Telemarketing: establece relaciones entre el cliente y la empresa a través de llamadas o mails. Con el fin de recopilar información relevante, brindar servicio personalizado (acerca de cobranza administrativa, facturación, deudas, campañas, venta de productos, ofrecimiento de servicios, beneficios y otros).Esta variante sugiere una forma de comunicación eficaz e intercambio de mensajes constante.

La aplicación de estas tendencias de la comunicación externa depende de la decisión de los directivos de la empresa y de que le den la debida importancia a este tipo de mecanismos que sirven para cubrir cada segmento de mercado.

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miércoles, 23 de mayo de 2007

El Ruido Organizacional lo positivo y negativo


El interés del rumor como herramienta de márketing y comunicación es muy importante y somos conscientes de su existencia y utilización, tanto en el mundo empresarial como en la política. La comunicación adquiere, cada vez, un mayor protagonismo en las empresas, unas veces con una base de rigor (información) y otras no (rumor). Cuando se utiliza esta segunda forma de comunicación es, en la mayoría de los casos, para desestabilizar o desprestigiar a una persona u organización y la única forma de atajarlo es yendo a la raíz del problema gracias a un buen diseño estratégico de comunicación.

Pero ¿CÓMO SE PRODUCE EL RUMOR?
El rumor está continuamente presente en nuestras vidas y hay que acostumbrarse a convivir con él ya que ejerce un decisivo y estratégico papel regulador dentro de la cultura empresarial.

Como comunicación oral interpersonal, el rumor requiere la mediación de una serie de actores que, en complicidad, deciden presionar a un grupo o persona mediante la creación de un mensaje interesante y ambiguo, de fuente desconocida pero fiable.Su transmisión es encadenada y exponencial ya que el emisor del rumor transmitirá el mensaje a otros receptores cómplices seleccionados y éstos, a su vez, a otros que lo seguirán difundiendo de forma rápida y creciente hasta que se interrumpa y muera.

Las funciones del rumor son varias aunque cabe destacar tres: como barómetro de la situación ya que no siempre el rumor encuentra la tierra abonada para su expansión sino que hay que saber escoger el momento idóneo para la propagación de un rumor, como elemento de persuasión en la toma de importantes decisiones empresariales y políticas, o simplemente cumple una función gratificante para los actores que lo emiten.
La creación y difusión de rumores se arraiga en las barreras que muchas organizaciones poseen contra la comunicación fluida, así como en la relación de unos individuos con otros. Así, el de menor nivel socioeconómico suele estar mejor informado que el otro, lo que le sitúa en una posición de ventaja inicial que le ayuda a compensar la desigual posición económico-social de partida. Esto explica la gratificación que para el de menor status supone la transmisión de rumores a su superior. Además, el rumor actúa como elemento de liderazgo, ya que el líder suele serlo, entre otras razones, porque recibe mayor número de confidencias y por ello conoce mejor que nadie lo que pasa en el grupo: es el mejor informado.
Cuando el rumor afecta negativamente a la empresa/persona hay que tomar medidas urgentes y de forma profesional, pero siempre teniendo en cuenta los mecanismos que originan y definen el fenómeno.

Hay que ser consciente de que el rumor existe y es fundamental saber atajarlo. Cuando el rumor está afectando negativamente a la organización es necesario realizar una acción comunicativa que lo neutralice caracterizada, fundamentalmente, por la captación de la raíz del problema y el acuerdo con una fuente de gran credibilidad (por ejemplo un líder de opinión) que desprestigie la información facilitada a través del rumor. Lo ideal es diseñar e implantar un plan estratégico de comunicación interna el cual garantice credibilidad, transparencia y la fluidez de la información.

El rumor es definido en el diccionario como voz que corre entre el público, pero las características principales que la definen son el ser un mensaje interesante, seductor, ambiguo, destinado a ser creído y secreto. ¿Quién no se ha hecho nunca eco de un rumor? Está tan arraigado en la sociedad y en las relaciones económicas que ya forma incluso parte de todos nosotros y de muchos e importantes contratos y acuerdos empresariales y políticos.

TIPS PARA REDUCIR LAS CONSECUENCIAS NEGATIVAS DE LOS RUMORES:

Anuncie los programas de tiempo para tomar las decisiones importantes
Explique las decisiones y los comportamientos que podrían parecer inconsistentes o secretos.
Enfatice las desventajas, como también las ventajas, de las decisiones actuales y los planes futuros
Discuta abiertamente las posibilidades en el peor de los casos - casi nunca constituye una provocación de ansiedad ni una fantasía no hablada

lunes, 14 de mayo de 2007

La Comunicacion interna


La comunicación interna es la comunicación dirigida al cliente interno, es decir, al trabajador. Nace como respuesta a las nuevas necesidades de las compañías de motivar a su equipo humano y retener a los mejores en un entorno empresarial donde el cambio es cada vez más rápido.
La comunicación interna permite:

Construir una identidad de la empresa en un clima de confianza y motivación.
Profundizar en el conocimiento de la empresa como entidad.
Romper departamentos estancados respecto a actividades aparentemente independientes, pero que hacen que se bloqueen entre sí.
Informar individualmente a los empleados.
Hacer públicos los logros conseguidos por la empresa.
Permitirle a cada uno expresarse ante la dirección general, y esto cualquiera que sea su posición en la escala jerárquica de la organización.
Promover una comunicación a todas las escalas.

TIPOS DE COMUNICACIÓN INTERNA Y HERRAMIENTAS
Podemos dividir la comunicación interna en dos tipos:
Comunicación ascendente: es aquella que se realiza desde abajo hacia arriba en la jerarquía.
Comunicación descendente: es aquella que se realiza desde arriba hacia abajo en la jerarquía.
Cada tipo de comunicación requiere de unas herramientas diferentes de comunicación.
Por ejemplo, entre las herramientas de comunicación descendente encontramos:
Tablones de anuncios.
Periódico interno.
Carta al personal.
Jornada de puertas abiertas.
Reuniones de información.
Entrevista individual.

Los diferentes estudios realizados respecto a la comunicación interna coinciden en que la mejor forma de comunicación descendente es la relación personal, seguida muy a la par de la utilización de soportes digitales y escritos.

Por otra parte, entre las herramientas de comunicación ascendente podemos encontrar:
Entrevista.
Programa de sugerencias.
Sección en el periódico interno.
Por correo.
Buzón de sugerencias.
Intranet.

La empresa cuenta con varias herramientas de comunicación que le permite conocer su público interno o miembros de la organización, moderar el carácter informativo/afectivo de los mensajes, así como el grado de formalidad.
Para que la comunicación interna nos de los frutos que deseamos debe estar implantada como una cultura de empresa, la cual esta creciendo rápidamente día a día. Por lo que es necesario también que manejemos un departamento de Comunicación que cuente con profesionales entrenados para dar paso a estos exitosos procesos.

miércoles, 9 de mayo de 2007

Com. Organizacional y Com.Interna




COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
En las empresas no resulta suficiente con crear una estrategia de comunicaciones, sino que es necesario concebir la comunicación como uno de los componentes que conforman una estrategia integral que permite el mejoramiento de la empresa.
COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL: DE ESTRUCTURAS JERÁRQUICAS A MODELOS PLANOS DE GESTIÓN
La comunicación en la actualidad parece remitir a un concepto central en la vida de las organizaciones. Es un fenómeno que se da en toda organización grande o pequeña, y es el proceso social más importante, por estar vinculado con cualquier forma de relación humana, motivo por el cual es imposible imaginar cualquier organización sin comunicación.

Existen dos tipos de comunicación:
LA COMUNICACIÓN INTERNA, INSTRUMENTO FUNDAMENTAL DE LA FUNCIÓN DIRECTIVA
La información y participación de los trabajadores resulta esencial para el logro de los objetivos empresariales. En la sociedad actual , en la que los cambios económicos en el mercado se suceden con gran rapidez y son constantes e inesperados (fusiones, implantación constante de nuevas tecnologías, globalización)


Comunicación Organizacional=LA IMAGEN DE LA EMPRESA

Los signos que integran el sistema de identidad corporativa. La identidad corporativa es un sistema de signos visuales que tiene por objeto distinguir-facilitar el reconocimiento y la recordación- a una empresa u organización de las demás.


COMUNICACIÓN INDOOR
Es el Proceso comunicacional donde se integran los dirigentes (gerentes, directores, etc.) de una organización con todos los niveles de empleados de la misma a fin de que se obtenga una buena imagen interna u "indoor image".


COMUNICACIONES INTERNAS ¿PARA QUÉ SIRVEN?

Las comunicaciones internas tienen como objetivo principal: transmitir la información institucional específica de una organización a sus empleados,fomentar los valores culturales de la organización,motivar y conocer la opinión de sus empleados en algunos aspectos en pro de la mejora y de la creación de un mejor clima laboral.